雙薪爸媽防疫期間在家工作好困難？七個方法與靈感分享給你
(Originally posted in September 2020, Updated in June 2021)
為了找尋家庭生活與工作的平衡，意外開始了我的遠端工作經歷。回過頭來看，遠距工作在家庭面向幫助了我幾件事情：1. 終結我和先生的遠距離，遠距離不是不行，而是需要有短期的目標。 2. 在生產過後休完產假回到職場時，幫助我有對保姆更長的觀察期。隨時觀察保姆、孩子的相處狀況，而給予建議做調整。3. 在疫情期間，幫助我們有更合適的過度
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在美國最大的旅遊產業公關行銷集團上班的我，每天監測北美地區以及全球其他旅遊目的地的疫情狀況，已經是一年來的例行工作。歐洲各國拚解封，歐盟客戶傳來振奮消息，準備迎接夏季旅遊旺季；美國地區防疫政策漸漸寬鬆，國內旅遊局也紛紛看好美國國慶日後的國內旅遊、特別是公路旅行。
但是，我的心情卻很複雜，台灣幾日來疫情攀升、日本情況不似好轉、香港與新加坡的旅遊泡泡恐再延期。
新冠肺炎Covid-19在全球大爆發之後，去年美國各州陸陸續續宣布進入緊急狀態，從三月份開始，我和先生的公司陸續發佈在家工作的政策。在美國，遠端工作、在家工作這個概念非常盛行，因此多數公司的配套措施其實是存在的，因此不至於讓公司無法運轉。
但也因為新冠肺炎，讓在家工作、遠端工作這個概念成為全球熱搜關鍵字。
而其實我的遠端工作經驗早在新冠肺炎之前就開始了。
為了找尋家庭生活與工作的平衡，意外開始了我的遠端工作經歷
我跟先生結婚後，兩人一直是處於在洛杉磯、西雅圖的距離，大概就是飛機3小時的遠距離。我們對各自的工作職場都很滿意，所以沒有打算要搬到同一座城市生活，即便是進入婚姻，這也一直不是我們心中的第一優先順序。
直到2018年6月我懷孕了，我開始思考是否要結束這個遠距離的狀態。
我很喜歡我的工作，但我也不希望因此模糊了人生焦點，犧牲跟先生相處的機會以及小孩的成長。所以，我決定跟公司開始談判爭取全職遠距工作。
我的公司是全球最大的旅遊目的地行銷公關集團，在北美地區有多個據點，但是偏偏在我即將落腳的西雅圖還沒有設置辦公室。我的職位需要很多溝通、合作、會議、策略方向，花了幾個月的時間，最後成功與公司談判，爭取到我希望的工作型態、職位，並且成功加薪，甚至定期回總公司開會的機票、飯店也都是公司支付。
因此，在我懷孕期間，我做了這個決定 — 離開了居住六年的洛杉磯，搬到西雅圖，並開始我的遠距工作經歷。
回過頭來看，遠距工作在家庭面向幫助了我幾件事情：
終結我和先生的遠距離。遠距離不是不行，而是需要有短期的目標
在生產過後休完產假回到職場時，在家工作幫助我有對保姆更長的觀察期。隨時觀察保姆、孩子的相處狀況，而給予建議做調整
在疫情期間，幫助我們有更合適的過度
在疫情延燒期間，很多爸爸媽媽「必須」在家工作，社會對媽媽角色的高期待，成為了女性更大的壓力 — 要兼顧孩子需求的同時，維持工作高效能，似乎成為不可能的代名詞。
我分享七個方法，分別從公司管理以及家庭個人面向出發，給在居家防疫期間必須在家工作的爸爸媽媽、或者從事遠距工作的爸媽一些靈感。
方法一：設定正確的溝通期待
公司在乎的是風險評估，公司必須確認在遠端工作模式下，公司依然如期運轉。以公司的運作層面來說，適當的溝通、內部作業的流程效率變得非常重要。
很多和團隊脫節或者是對專案的誤解來自於不對等、不充分的溝通。溝通力一直是在公司工作的課題，但是遠端工作的情況下，溝通力變得更加重要。
每個人、每個團隊都會有自己習慣的溝通模式、溝通頻率、溝通時間，釐清這些「期待」可以幫助團隊中的每一個成員更符合團隊習慣。
不妨先試著了解，團隊希望使用電話溝通、郵件溝通還是視訊會議？先行了解團隊主管是否希望看到開會時大家的表情和共享螢幕；尊重並遵守開會時的禮儀，例如靜音背景環境聲音而不致影響開會品質，又或者，跟團隊先行告知家中有孩童可能會出現在視訊會議的螢幕內。
建立起符合雙方的溝通期待後，工作起來比較容易達到對方的「期待」，也不至於出現互相抱怨或者對孩子突然出現在螢幕中而感到尷尬的情形發生。
方法二：使用專案管理系統
以我們公司為例，公司一直有在使用專案管理系統來掌控各個案子的進度、人力資源分配、預算、內部分工等。專案管理系統某程度的把所有客戶、專案相關資料集中在一個地方，讓所有成員都可以簡單地找到需要遵守的流程、追蹤專案進度。
假如說公司沒有系統，Google shared systems也是很棒的工具， 或者其他第三方的工具，像是Notion, Trello, Asana, Monday.com , ClickUp.
透過專案管理的系統，團隊主管不用再透過緊迫盯人、監控員工時間，同時也可以掌握專案進度。而個人層面而言，專案管理系統也可以幫助自己釐清每一個工作天的重點目標，在邊顧小孩的同時，可以快速進入專案狀況。
方法三：建立「準時下班」的界線
遠距工作最害怕的是工作時間和家庭時間界線模糊，導致於該工作的時候不能夠專心、該是家庭的相處時段的時候又無法全心全意與家人相處。
因此，劃定好界線並且試著去遵守這個界線，是對公司同事以及對家人的一個尊重。
方法四：邀請家庭成員訂定家庭行事曆
也許我們每個人都有訂行事曆的經驗與習慣，但是其實家庭生活也可以有行事曆！家庭行事曆是一個很實際的、可以將時間與個人需求試圖找到平衡的一個作法。
因為是家庭行事曆，所以顧名思義，這張行事曆（可以是列印出來的版本，也可以是Google Calendar）應該包含了每個家庭成員的時間表。比方說，我和先生的開會時間、需要專注工作的時段、家庭成員晚餐時間、保母時間、小孩外出運動時間、還有很重要的大人都需要的me time。
透過與家庭成員一起訂定行事曆，慢慢的把「每一位家庭成員所關注的焦點和需求」視覺化的轉化到行事曆當中。
在我所主持的「不只是爸媽」podcast節目，與媽媽創業家凱若Carol Chen有將近兩小時很深入的談話。談話過程當中，我們聊了她的媽媽角色、創業挑戰、也聊了凱若的書籍《爸媽不瞎忙》，在書籍當中，凱若用自身的經驗分享了訂定一張具有彈性、兼顧家庭每位成員需求的「家庭行事曆」的重要性和方法。
我自己認為主動的與家庭成員一起訂定家庭行事曆，能夠把本來被動的接受「育兒生活就是這樣呀」、「媽媽就是要做這些事情呀」這類型的想法，透過積極的做法，進而打造我們想要的生活。
家庭行事曆的訂定絕對不是要規定每一位家庭成員照表操課，事實上，所有的安排都是一個「動態」的存在，適時的調整或者透過家庭會議來替換掉不再適任的行程、共同訂定新目標。
方法五：符合實際狀況的時間管理
了解工作優先順序：
每一個工作都有優先順序，通常我的習慣是在今天結束以前，就把明天需要完成的事項羅列出來、接著進行優先順序的編碼，最後在腦海中演練一次。當前一天先把這些工作做足了，新的一天的開始，就可以很清楚的馬上進入工作狀態，而不需要熱機太久。
很多人花了非常多的時間在「努力賣命」的做一件事，但卻忘了先檢視到底所有事件當中，最需要先完成的「重點」是哪一個。在公司的體制內，我的經驗告訴我，「做對事情」的優先順序來得比「做好事情」還要重要。
我的團隊成員A就是一個把事情都做得很「足」、很「好」的隊友，但是身為主管的我常常捏一把冷汗，因為在時間就是金錢、時間就是成本的公關公司內，我更需要的是可以把優先順序都理清楚的隊友。就算今天這個計畫做的接近90分，但是如果這並不是公司現在需要著重心力的方向、或者不符合時間deadline，那麼90分的作品就完全無用武之地了。
另外，我也非常建議使用效能、專案管理系統來協助你個人的時間管理。比如說我自己在使用的Notion就是一套很完整的系統。Notion不僅僅是用來做筆記的系統，它的靈活性可以讓你把時間管理、效能管理、專案管理、事業管理、甚至是人生管理都融合在裡面。除了公司所使用的軟體之外，Notion算是我個人管理時間和進度最推薦的工具。
制定工作Deadlines：
每一個工作項目都有deadlines，就算公司沒有幫你設定deadline，你也務必要自己設定清楚。把工作中的每一個小項目都設定合理的期程，一來更可以幫助你如期地完成各個項目，杜絕拖延症或者完美主義，二來，你也是站在公司的角度幫公司節省成本。
我在領導專案的時候，一定會先計劃每一個員工層級需要的人力成本，再細分下去分配資源與預算。當你發現超時工作就等於在燃燒金錢的時候，自然而然的，你更會傾向於在對的時間點、在對的時間內，把工作完成。
方法六：為自己建立工作儀式
儀式感存在於每一個日常的瞬間，儀式感讓我更有意識、更有感的活著！為工作建立儀式感，就像為工作加點浪漫一樣。
以我來說，遠端工作、或者說在家工作，我特別在意的是早晨儀式。換一套喜歡適合的衣服、整理儀容、準備茶或咖啡等等，就像是要去公司上班一樣的步驟。這是一個讓自己的心裡做好準備的儀式，告訴自己，新的一天開始了！今天也要有效率的完成目標！
方法七：遠離讓你分心的誘惑
遠離分心的目的是為了創造高效能。高效能的概念不只在工作上，個人的生活規劃以及家庭生活也很適用。
一個小技巧是讓事情「延遲處理。」不是在優先順序中的突如其來的工作，如果評估過後可以延遲，就讓它延遲處理吧！這個世界真的沒有那麼多你覺得非現在做不可、非你不可的工作項目。我的實際作法就是當每一項突然來的工作出現時，我會把它納入我的一天工作行事曆，再重新洗牌、重新檢視一次優先順序，我並不會在收到訊息的當下，就急急忙忙的處理。
總結以上的七個幫助遠端工作提高效能的方法，分別為：
設定正確的溝通期待
聰明使用專案管理系統
建立「準時下班」的界線
邀請家庭成員訂定家庭行事曆
符合實際狀況的時間管理
為自己建立工作儀式
遠離讓你分心的誘惑
在後疫情時代，遠距工作彷彿已經成為新常態（New Normal）的一環，以上分享的這些方法有從公司層面的思考模式，也有從個人、家庭層面的實際運用，將可從中慢慢建立起自己的習慣，讓遠端工作也可以維持效率。
